Planung ist alles!

Ich weiß, dass ich persönlich immer neugierig auf die Zeitpläne anderer Autoren bin, um besser zu verstehen, wie die Leute ihren Tag verbringen – Modeling of Ghostwriting Excellence. Und so hoffe ich, dass es für Sie von Nutzen sein kann, etwas über meinen typischen Tag zu erfahren.

Bevor ich Ihnen erzähle, wie ein typischer Arbeitstag bei mir aussieht, muss ich Sie warnen: Ich bin ein Planungsjunkie. Ich plane gerne meine Zeit, weshalb ich häufig Tagesplaner benutze. Ich probiere gerne verschiedene Ansätze zur Planung meines Tages aus, in der Hoffnung, dass ich vielleicht eine neue Technik lerne, um noch mehr Produktivität aus meinen 24 Stunden herauszuholen. Letztendlich vermute ich, dass mein typischer Tag dem anderer Schriftsteller sehr ähnlich ist.

Und mein Tag beginnt am Vorabend mit einem Blick in die Zukunft.

Ich ermittle meine wichtigsten Prioritäten oder Aufgaben, die am nächsten Tag erledigt werden müssen. Nachdem ich beschlossen habe, dass meine Arbeit für den Tag erledigt ist, hole ich meinen Kalender hervor, um zu sehen, was am nächsten Tag ansteht. Welche Projektgespräche habe ich geplant und welche Ergebnisse sind fällig? Danach richte ich meinen Zeitplan aus, um sicherzustellen, dass ich die Arbeit, die die Kunden erwarten, pünktlich fertig stelle.

Erstellen Sie einen Stundenplan für die Erledigung dieser Arbeit

Nachdem ich meine "Pflichtaufgaben" festgelegt habe, nehme ich mir ein liniertes Blatt Papier mit halbstündigen Zeitblöcken. Zuerst schreibe ich meine Termine auf, wobei ich mir für jeden Termin die entsprechende Zeit einräume. Dann nehme ich mir Zeit, um die fällige Schreibarbeit zu erledigen.

Das kann zum Beispiel bedeuten, dass ich vor meinem ersten Kundentermin eine Stunde an einem Blogbeitrag arbeite, danach noch einmal an dem Beitrag, bevor ich nach dem Mittagessen mit der Arbeit an einem Buchkapitel für einen Kunden beginne.  Aber in diesem Tagesplan habe ich Zeit für das eingeplant, was an diesem Tag erledigt werden muss.

Nur mit diesem Plan kann ich meinen müden Kopf ausruhen.

Am nächsten Morgen stehe ich auf und öffne meine E-Mails vor allen anderen Dingen.

Beginnen Sie den Tag mit einer E-Mail-Überprüfung

Ich weiß, dass viele Zeitmanagement-Gurus vorschlagen, dass man sich am besten gleich an die Arbeit macht und die E-Mails im Posteingang ignoriert. Damit soll verhindert werden, dass Sie sich von E-Mails ablenken lassen, die Aufgaben enthalten, die nicht auf Ihrer Aufgabenliste stehen, oder Notfälle, die andere verursacht haben. Die Kontrolle über Ihren Zeitplan zu behalten, ist der Schlüssel dazu, dass Sie das, was Sie erledigen müssen, auch erledigen.

Für mich ist dieses Gefühl der Kontrolle nur möglich, wenn ich weiß, was jeden Morgen in meinem Posteingang lauert. Ich muss den Tag mit der Gewissheit beginnen können, dass ich nichts vergessen habe oder dass sich hinter den Kulissen keine Krise abspielt, die ich übersehen oder unwissentlich ignoriert habe. Wenn ich also meine E-Mails öffne, um zu sehen, was in meinem Posteingang auf mich wartet, senke ich mein Angstniveau zu Beginn des Tages.

Arbeit an Priorität 1

Nachdem ich meine E-Mails in den Griff bekommen habe, was in der Regel etwa 30 Minuten dauert, hole ich den Ordner mit meiner obersten Priorität für den Tag heraus. In der Regel arbeite ich am Entwurf eines Buchkapitels für einen Kunden, aber manchmal ist es auch der Entwurf eines Blogbeitrags für einen Kunden oder das Schreiben eines Artikels.

Normalerweise arbeite ich 60 bis 90 Minuten an dieser Aufgabe, bevor ich aufstehe und eine Pause einlege.

An einer Kundenbesprechung teilnehmen

Manchmal wird die Arbeit aber auch wegen einer geplanten Besprechung oder eines Interviews unterbrochen.

Interviews oder Besprechungen dauern jeweils zwischen 30 und 60 Minuten. Interviews für Artikel dauern in der Regel 30 Minuten oder weniger, während Kundengespräche in der Regel 60 Minuten dauern. Meine Energie lässt nach 60 Minuten konzentrierter Arbeit nach, daher versuche ich, keine Besprechungen anzusetzen, die länger dauern. Und ich sage das auch meinen Kunden, damit sie verstehen, dass ich unsere Besprechung nicht beende, weil ich zu einer anderen Kundensitzung eile, sondern weil ich eine Pause brauche, um neue Energie zu tanken.

Aktuell werde ich versuchen, alle meine Telefonanrufe oder Zoom-Meetings dienstags und donnerstags anzusetzen. Dann bleibt montags, mittwochs und freitags Zeit zum Schreiben, Schreiben und nochmals Schreiben.

Das ist zumindest mein Ziel. Ich denke, dass eine Bündelung von Aufgaben effizienter sein könnte, auch wenn es um Interviews geht.

E-Mails checken

Wenn ich die erste Pause mache, hole ich mir normalerweise eine Cola aus dem Kühlschrank und nehme mir dann ein paar Minuten Zeit, um meine E-Mails zu überprüfen. Wenn es etwas gibt, auf das ich schnell antworten kann, tue ich das, um zu verhindern, dass sich die notwendigen Antworten stapeln.

An Priorität #2 arbeiten

Wenn Priorität Nr. 1 heute nicht fällig ist und ich sie noch nicht erledigt habe, gehe ich zu Priorität Nr. 2 über.

Manchmal geht es dabei um die Bearbeitung eines früheren Kapitels eines Kunden oder um die Recherche von Fallstudien oder Statistiken für das Projekt des Kunden, oder ich schreibe einfach weiter an einem anderen Thema. Ich schaue in meinem Stundenplan nach, wie viel Zeit ich für diese Aufgabe eingeplant habe. Das hilft mir, zügig zu arbeiten, wenn ich sehe, dass ich mir beispielsweise nur eine Stunde Zeit gelassen habe.

Eine Pause einlegen

Sobald die Aufgabe erledigt ist oder ich mein Tagesziel für dieses Projekt erreicht habe, z. B. 500 Wörter für ein bestimmtes Kapitel, mache ich eine weitere Pause. Manchmal besteht diese Pause darin, dass ich eine kurze Besorgung mache, z. B. zur Post oder zu Staples, obwohl ich mich bemühe, heutzutage nicht mehr in Geschäfte zu gehen. Aber wenn ich mein Büro verlasse, bekomme ich den Kopf frei und kann mich der nächsten Aufgabe des Tages zuwenden.

Arbeit an Priorität #3

Zurück im Büro überprüfe ich meinen Stundenplan und sehe nach, was als Nächstes zu tun ist. Manchmal mache ich mit Priorität Nr. 1 weiter, manchmal fange ich etwas Neues an.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es mir viel leichter fällt, eine Aufgabe zu Ende zu bringen, wenn ich sie erst einmal angefangen habe. Wenn sich der Tag dem Ende zuneigt, versuche ich daher häufig, mich dazu zu zwingen, eine weitere Aufgabe anzufangen, sei es die Entwicklung eines Leitfadens für das Kapitel eines Kunden, das Verfassen eines Artikels für Forbes oder die Arbeit an einem Blogbeitrag wie diesem.

Pause zum Abendessen

Gegen 18 oder 19 Uhr mache ich eine Pause, um zu Abend zu essen. Manchmal bedeutet das, dass ich mich für ein Gericht aus einem Essensabonnement von Home Chef oder Dinnerly entscheide, oder ich entscheide mich für ein Essen zum Mitnehmen, was im Laufe der Woche immer wahrscheinlicher wird.

Nachdem ich gegessen und aufgeräumt habe, versuche ich, in mein Büro zurückzukehren, um noch einmal meine E-Mails zu checken, meine Arbeit des Tages zu überprüfen, die immer anders aussieht, wenn ich sie ein paar Stunden beiseite gelegt habe, und den Zeitplan für den nächsten Tag zu planen.

Verwaltungsaufgaben am Abend

An manchen Abenden nehme ich mir ein paar Minuten Zeit, um zu lesen, was an diesem Tag mit der Post gekommen ist, z. B. eine Zeitschrift, und um Rechnungen zu bezahlen, um zu versuchen, die Anzahl der Aufgaben zu reduzieren, die plötzlich in meinem Bewusstsein auftauchen und mich vom Schreiben vor mir ablenken können (ich lasse mich oft ablenken, habe ich festgestellt).

Ich werde dann auch Dinge abheften und mich um den Haushalt kümmern.

Am wichtigsten ist jedoch der Blick auf den nächsten Tag und die Planung der Reihenfolge, in der ich meine nächsten Prioritäten angehen will. Das bedeutet, dass ich ein weiteres liniertes Blatt mit meinen erforderlichen Aufgaben und Ergebnissen ausfülle, damit ich im Kopf weiß, was zu erledigen ist.

Manchmal setze ich mich wieder an den Schreibtisch, um Schularbeiten zu erledigen, abendliche E-Mails zu beantworten oder meine täglichen Prioritäten voranzubringen, falls sie noch nicht erledigt sind, und manchmal schalte ich eine Folge von "Project Runway", "Emily in Paris" oder eine Backsendung ein, um mein Gehirn zum Abschalten vor dem Schlafengehen zu bewegen.

Sieht dieser typische Zeitplan so aus! Na, klingt Ghostwriting interessant für Sie?